يقوم المتقدم للوظيفة بتعبئة نموذج طلب الوظيفة (نموذج 1) عن طريق الاستمارة المعدة لذلك, ويشترط لقبول الاستمارة تعبئة جميع الحقول اللازمة وإحضار صورة لكل من كشف الدرجات وشهادة التخرج وصورة الهوية الشخصية. وتحتوي الاستمارة على عدة بنود:

• المعلومات الشخصية
• المؤهلات العلمية
• اللغات
• مهارات الحاسب الآلي
• البرامج التدريبية
• الخبرات
• المعرفين
• أسئلة عامة لإظهار مدى ملاءمة المتقدم للوظيفة

بعد ذلك يقوم المتقدم للوظيفة بتعبئة إقرار توثيق يكون فيه مسئولاً عما ذكر ومن حق أمانة جدة إيقاف هذا الطلب إذا اتضح أن أياً من المعلومات التي تم ذكرها غير صحيحة.

يتم فيها استقبال طلبات جميع المتقدمين الجادين للعمل في الأمانة وذلك بعدة طرق مستخدمة في هذه العملية وهي كالتالي:

• التقديم الداخلي: و هذه العملية تنطبق على موظفي الأمانة الراغبين بالانتقال من وظيفته الحالية إلى وظيفة أخرى شاغرة وهي تتم كذلك عن طريق الموقع الإلكتروني الخاص بقسم التوظيف في موقع الأمانة.
• التقديم الخارجي: وتتم هذه العملية عن طريق الموقع الإلكتروني الخاص بقسم التوظيف في موقع الأمانة ويتم فيها تعبئة نموذج التوظيف.
• التقديم اليدوي: وتتم هذه العملية عن طريق استقبال إدارة الموارد البشرية لطلبات المتقدمين في نموذج طلب التوظيف الذي يتم تعبئته يدويا من قبل المتقدم وذلك للأشخاص الذين يصعب عليهم استخدام الموقع الإلكتروني.

عملية استقبال الطلبات

بعد عملية استقبال الطلبات يقوم الموظف المختص بمطابقة المؤهل العلمي مع الوظيفة الشاغرة وتقييم مستوى الحاسب الآلي وكذلك اللغة الانجليزية "بالنسبة للوظائف الهندسية" وتقييم مدى وضوح إجابات المتقدم في القيم والأخلاقيات (نموذج 2) وفق معايير متطلبات الوظيفة وبمجرد انتهاء الإجراءات وفي حالة مطابقة الوظيفة للمرشح ترسل له رسالة شكر لاهتمامه بالعمل في الأمانة ويعطى له رقم طلب تسجيل ليتسنى له متابعة الطلب.

يقوم الموظف المختص بالاتصال بالمعرفين (نموذج 3) والمعرف هو غالبا شخص يكون من خارج إطار العائلة ويكون له دراية بأداء عمل المتقدم للوظيفة وكفاءته وذلك للتأكد من مصداقية المعلومات المعبأة في نموذج طلب الوظيفية ومعرفة نقاط القوة للمتقدم والتعرف على المجالات التي يمكن له التطور فيها والتأكد من شخصيته ثم يقوم الموظف المختص في آخر الأمر بوضع التقييم العام .

يتم تدوين أسماء أفضل المتقدميين الذين انطبقت عليهم الشروط في نموذج حصر المتقدمين الأولي (نموذج 4) وفق نموذج تقييم طلب الوظيفة (نموذج 2) و نموذج المقابلات الهاتفية مع الشخص المعرف (نموذج 3) وإعطاء الأولوية لأعلى معدل في التقييم للتقليل من عدد المرشحين ويتم اختيار أفضل 8 إلى 10 لكل وظيفة شاغرة أو على حسب الحاجة إلى ذلك. ويتم فيها اجتيازهم إلى مرحلة المسابقات الشخصية, أما بالنسبة للمتقدمين الآخرين سوف يتم إعلامهم برفض طلبهم عن طريق البريد الإلكتروني أو عن طريق الـ SMS بعدم اجتيازهم مرحلة تقييم طلب الوظيفة.

في حالة قبول الطلب يتم إشعار المتقدم عن طريق وسائل الاتصال المدونة في طلب التوظيف بمواعيد إجراء المسابقات والتي تتضمن:

• اختبار القدرات: تحتوي كل وظيفة على متطلبات تشمل ثلاثة جوانب من الشخصية وهي القدرات والسمات الشخصية والاهتمامات الشخصية ويتم فيها اختبار المتقدم على هذه الجوانب
• اختبار اللغة الإنجليزية (للوظائف الهندسية): نظراً لأن لطبيعة العمل تتطلب من المهندس أن يتعامل مع أشخاص في مجالات عدة وفي أماكن مختلفة. وهناك اختبار تحريري يتم فيه تقييم المتقدم في القواعد والمفردات الإنجليزية, وكذلك اختبار شفهي يتم من خلاله إجراء المقابلة الشخصية التي تكون باللغة الإنجليزية.
• المقابلة الشخصية للقيم: ويقوم بتنفيذ هذه المقابلة لجنة المسابقات التي تتكون من المدير المباشر ومدير التوظيف و تتضمن سبع أسئلة لتقييم قيم الأمانة من خلال حقائق مارسها المتقدم وهي (التقوى, التواضع, الاقتداء, العزم, الإتقان, المثابرة, والمؤازرة).
• المقابلة الشخصية المبنية على الجدارات الإدارية والوظيفية: وتتضمن أسئلة لتقييم جدارات الفئة الإدارية والوظيفية المطلوبة للوظيفة, وتقوم بهذه المقابلة لجنة مكونة من مدير التوظيف والمدير المباشر.
• المقابلة الشخصية المبنية على الجدارات المهنية: وتتضمن أسئلة لتقييم جدارات الفئة المهنية المطلوبة للوظيفة, وتقوم بهذه المقابلة أيضاً لجنة مكونة من مدير التوظيف والمدير المباشر.

بعد تجاوز المتقدم مرحلة المسابقات والتي تحتوي على اختبار كلا من القدرات واللغة الإنجليزية والمقابلات الشخصية المبنية على القيم وكذلك المبنية على الجدارات الإدارية والوظيفية/المهنية يقوم المدير المباشر بمقابلة المتقدم (نموذج 5) ويتم تقييمه بناءً على مارأى.

يتم تدوين جميع أسماء المرشحين مع درجاتهم في اختبارات اللغة الانجليزية والقدرات الذهنية مع تقييمي المقابلة الشخصية العامة والمدير المباشر في نموذج الحصر النهائي (نموذج 6) وإعطاء الأولوية لأعلى معدل بالتقييم, تقوم فيه لجنة تقييم المسابقة بتحليل النتائج وسرد أحسن اثنين من عشرة لكل وظيفة شاغرة. المتقدم الحاصل على الترتيب الأول يعطى له الأولوية للوظيفة أما المتقدم الثاني يكون في وضع الاحتياط ويرسل لباقي المتقدمين رسالة اعتذار عن طريق البريد الإلكتروني أو عن طريق الـ SMS بعدم اجتيازهم مرحلة تقييم طلب الوظيفة.

يتم فيها إخبار المتقدم بقبوله للوظيفة الشاغرة المتقدم إليها والبدء بإجراءات المباشرة للتوظيف